POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

L’Institut Périmètre s’engage à maintenir l’exactitude, le caractère confidentiel et la sécurité de vos renseignements personnels. La présente Politique de protection des renseignements personnels décrit les renseignements personnels que l’Institut Périmètre obtient de vous ou à propos de vous, l’utilisation qu’il en fait et à qui il communique ces renseignements.

L’Institut Périmètre a élaboré des politiques de protection des renseignements personnels qui répondent aux préoccupations de certains groupes de personnes en la matière. La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels de nos clients, de nos fournisseurs et des autres parties avec lesquelles nous sommes en relation. Nous avons élaboré d’autres documents qui décrivent nos politiques et pratiques de protection des renseignements personnels concernant nos employés (Politique de protection des renseignements personnels pour les résidants de l’Institut). Si vous avez des doutes quant à la politique de protection des renseignements personnels qui s’applique à votre cas, veuillez communiquer avec notre agent chargé de la protection des renseignements personnels.

 

Politique de protection des renseignements personnels valable pour le Canada

L’Institut Périmètre a pour politique de se conformer à la législation relative à la protection des renseignements personnels là où il exerce ses activités. Il arrive parfois qu’une telle législation ou les droits des individus en matière de protection des renseignements personnels diffèrent d’un endroit à l’autre. La présente Politique de protection des renseignements personnels ne concerne que les activités assujetties aux dispositions applicables des lois fédérales et provinciales canadiennes en la matière.

La présente Politique de protection des renseignements personnels a une portée et un champ d’application limités. Par conséquent, les droits et obligations énoncés dans la présente Politique de protection des renseignements personnels peuvent ne pas s’appliquer à toutes les personnes ou dans tous les territoires. Si vous avez des doutes quant à la manière dont la présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à vous, veuillez communiquer avec notre agent chargé de la protection des renseignements personnels.

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Aux fins de la présente Politique de protection des renseignements personnels, un renseignement personnel est toute information sur une personne identifiable, mis à part les coordonnées d’affaires recueillies, utilisées ou divulguées pour pouvoir communiquer avec cette personne en rapport avec ses responsabilités d’affaires.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons et tenons à jour différents types de renseignements personnels concernant les personnes avec lesquelles nous sommes en relation. Ces renseignements comprennent :

  • des données d’identification et coordonnées telles que vos nom, adresse, numéro de téléphone et adresse de courriel;
  • des renseignements personnels concernant la formation, les produits et les autres services que vous nous demandez ou que nous pouvons vous fournir;
  • des renseignements liés à notre relation d’affaires, notamment ceux concernant vos accords, préférences, réactions et autres renseignements demandés ou fournis par vous-même.

Nous pouvons aussi recueillir des renseignements liés à nos activités concernant nos médias, donateurs, commanditaires et relations publiques.

Les activités de l’Institut Périmètre concernent entre autres la recherche scientifique, la formation, la diffusion des connaissances et la vulgarisation en physique théorique fondamentale. Par conséquent, l’Institut Périmètre peut aussi recueillir des renseignements personnels des gens qui participent à ces activités ou sont touchés par celles-ci.

En général, l’Institut Périmètre recueille vos renseignements personnels directement de vous. Dans la plupart des circonstances où les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont détenus par une tierce partie, nous obtiendrons votre autorisation avant de solliciter ces renseignements d’une telle source (cette autorisation peut être donnée directement par vous-même, ou implicite du fait de vos actions).

De temps à autre, nous pouvons utiliser les services de tierces parties et aussi recevoir des renseignements personnels recueillis par ces tierces parties dans le cours de la prestation de leurs services pour nous ou d’une autre manière. Dans ces cas, nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que ces parties nous montrent qu’elles ont le droit de nous divulguer vos renseignements personnels.

Lorsque cela est autorisé ou exigé par les lois et règlements applicables, nous pouvons recueillir des renseignements à votre sujet à votre insu ou sans votre consentement.

Propriétés numériques

Nous pouvons recueillir des renseignements concernant vos accès à notre site Web, notamment l’adresse IP et le nom de domaine utilisés pour accéder à notre site Web, le nom et la version de votre navigateur, le site Web à partir duquel vous avez accédé au nôtre, les pages par lesquelles vous êtes entré ou sorti, les pages de notre site Web visionnées à partir de l’adresse IP mentionnée plus haut, de même que le pays à partir duquel vous accédez à notre site. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour suivre le rendement de notre site Web (p. ex. nombre de visites, temps moyen passé dans le site, nombre de pages consultées) et à d’autres fins d’affaires, comme la personnalisation du contenu auquel, selon vos habitudes d’utilisation, nous pensons que vous pourriez être intéressé, l’amélioration de nos services et la mise à niveau de notre site Web.

En rapport avec ce qui précède, nous envoyons à votre navigateur un témoin (« cookie ») qui pourrait être enregistré dans votre ordinateur pour faire le suivi de votre visite. Ce témoin agit comme fiche d’identification et permet à notre site Web de vous identifier ainsi que d’enregistrer vos mots de passe et préférences d’accès à notre site. Ce témoin nous permet de suivre vos visites pour mieux comprendre votre utilisation de notre site Web, afin que nous puissions mieux adapter ce dernier à vos besoins. La plupart des navigateurs sont réglés pour accepter les témoins. Cependant, la plupart des navigateurs vous permettent de modifier ce paramètre de telle sorte que votre navigateur : (i) vous avertisse avant qu’un site Web n’enregistre un témoin sur votre disque, afin que vous puissiez accepter ou refuser le témoin; (ii) ou qu’il empêche automatiquement l’enregistrement d’un témoin dans votre ordinateur. Il est à noter que si vous refusez les témoins, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à certaines pages de notre site Web.

De plus, nous recueillons les renseignements personnels que vous envoyez à notre site Web tels que vos nom, adresse, coordonnées et autres renseignements que vous choisissez de fournir :

  • en vous portant candidat à un poste à l’Institut Périmètre par l’intermédiaire de notre site Web;
  • en ouvrant ou en cliquant sur des hyperliens contenus dans des courriels promotionnels, ou en correspondant par courriel avec un représentant de l’Institut Périmètre à l’aide des hyperliens créés à cette fin;
  • en vous abonnant à des courriels d’alerte et à des bulletins d’information;
  • en répondant à des sondages de l’Institut;
  • en vous inscrivant pour téléverser des documents;
  • en faisant un don, en achetant des billets, ou en vous inscrivant à des cours, conférences ou autres activités.

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web dont les politiques de protection des renseignements personnels sont moins strictes que les nôtres. Si vous cliquez sur un lien vers un tel site Web d’une tierce partie, il se peut que cette dernière envoie un témoin à votre navigateur. Nous ne pouvons assumer aucune responsabilité pour les pratiques, politiques ou actions de ces tierces parties en matière de protection des renseignements personnels. L’Institut Périmètre n’est pas responsable de la manière dont ces tierces parties recueillent, utilisent ou divulguent vos renseignements personnels. Vous devriez examiner les politiques de protection des renseignements personnels des sites Web de tierces parties avant de leur fournir des renseignements personnels.

L’Institut Périmètre utilise les données d’analyse d’audience de Google Analytics telles que l’âge, le sexe et les champs d’intérêt, afin de mieux comprendre vos préférences et vos activités en ligne. Cela nous aide à fournir un contenu correspondant à vos intérêts et préférences.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

L’Institut Périmètre recueille des renseignements personnels afin de pouvoir gérer, maintenir et développer ses opérations, notamment mais sans s’y limiter :

  • établir, maintenir et gérer notre relation avec vous, afin de pouvoir vous fournir ou recevoir de vous les services qui ont été demandés;
  • examiner les services que nous vous fournissons, afin de pouvoir : (i) comprendre vos besoins en ce qui concerne nos services; (ii) travailler à l’amélioration de nos services;
  • examiner les produits et services que nous recevons de vous, afin que nous puissions travailler avec vous et que vous puissiez comprendre nos besoins concernant ces produits et services;
  • offrir des biens et services tels que des activités, achats de billets et traitement de dons;
  • répondre à vos demandes;
  • protéger l’Institut Périmètre contre les erreurs, la fraude, le vol ainsi que les dommages à nos biens et à notre propriété;
  • s’efforcer de protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes (p. ex. en conservant un registre des personnes qui, pour des raisons de sécurité, pourraient ne pas être bienvenues dans nos installations);
  • nous conformer aux lois et règlements applicables;
  • atteindre tout autre but raisonnable auquel vous consentez.

Comment utilisons-nous et divulguons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels :

  • selon ce qui est autorisé ou prescrit par les lois et règlements applicables;
  • aux fins décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels;
  • à toute autre fin pour laquelle nous avons obtenu votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels.

Nous pouvons aussi utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque nous sommes autorisés ou obligés de le faire en vertu des lois et règlements applicables.

Quand divulguons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos employés, contractants, consultants, affiliés et autres parties qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à gérer notre relation avec vous, notamment : (i) les tierces parties qui nous fournissent des services; (ii) les tierces parties qui aident l’Institut Périmètre à vous fournir des services; (iii) les tierces parties dont nous utilisons les services pour mener nos activités.

Par exemple, nous pouvons communiquer de temps à autre vos renseignements personnels à des tierces parties qui nous fournissent des services de technologie de l’information, de traitement de données et de traitement de paiements, afin d’assurer notre fonctionnement. Il se peut donc que vos renseignements personnels soient recueillis, utilités, traités, enregistrés ou divulgués aux États-Unis et dans les pays de l’Union européenne. Par conséquent, vos renseignements personnels pourraient être accessibles aux autorités responsables de l’application des lois et de la sécurité nationale dans ces pays.

De plus, des renseignements personnels peuvent être divulgués ou transmis à une tierce partie au cours du processus d’octroi d’une part des actifs de l’Institut Périmètre, ou encore de l’acquisition de la totalité ou d’une partie de l’Institut Périmètre, par exemple dans le cadre d’une fusion ou d’une co-entreprise, à condition que cette tierce partie soit liée par des accords ou obligations appropriés et tenue d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels d’une manière compatible avec les dispositions d’utilisation et de divulgation de la présente Politique de protection des renseignements personnels, à moins que vous ne consentiez à d’autres dispositions.

Enfin, vos renseignements personnels peuvent être divulgués :

  • selon ce qui est autorisé ou prescrit par les lois et règlements applicables;
  • en conformité avec des processus juridiques valides tels que des mandats de perquisition, des citations à comparaître ou des ordonnances d’un tribunal;
  • dans le cadre des activités ordinaires de reddition de compte de l’Institut Périmètre à ses affiliés;
  • pour protéger les droits et la propriété de l’Institut Périmètre;
  • dans des situations d’urgence ou lorsque c’est nécessaire pour protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes;
  • avec votre consentement.

Disposition des données

Une fois que les données ne seront plus utilisées, nous en disposerons conformément aux pratiques exemplaires de l’industrie.

Nous accordons de l’importance à votre consentement

Il est important pour nous de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels en ayant votre consentement pour ce faire. Selon le degré de sensibilité des renseignements personnels, votre consentement peut être implicite, tacite (avec un mécanisme de refus), ou explicite. Un consentement explicite peut être donné verbalement, sous forme électronique ou par écrit. Un consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit de votre action ou inaction. Par exemple, lorsque vous concluez un accord avec nous, nous assumons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels aux fins liées à l’exécution de cet accord et à toutes autres fins qui vous sont spécifiées au moment opportun.

De manière générale, nous allons solliciter votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels. Dans certaines circonstances, votre consentement peut être obtenu après la collecte de vos renseignements personnels, mais avant leur utilisation ou leur divulgation. Si nous prévoyons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à des fins non spécifiées auparavant (dans la présente Politique de protection des renseignements personnels ou séparément), nous nous efforcerons de vous aviser de ces fins avant une telle utilisation ou divulgation.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque nous sommes autorisés ou obligés de le faire en vertu des lois et règlements applicables.

Choix ou refus

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment, sous réserve d’obligations juridiques ou contractuelles et d’un avis raisonnable. Toute communication relative à un tel retrait ou modification doit être donné par écrit à notre agent chargé de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées indiquées plus loin. Dans certaines circonstances, le retrait de votre consentement peut nous rendre incapables de continuer de fournir des services pour lesquels la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements est nécessaire.

Sauf avis contraire de votre part, nous supposons que vous avez consenti à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux dispositions de la présente Politique de protection des renseignements personnels.

Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés?

L’Institut Périmètre s’efforce de maintenir des mécanismes de protection physiques, techniques et méthodologiques adéquats selon la sensibilité des renseignements personnels en question. Ces mécanismes sont conçus pour empêcher la perte de vos renseignements personnels ainsi que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification, la disposition ou la destruction non autorisés de ces renseignements. Malheureusement, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue : par exemple, (i) un accès, une utilisation ou une divulgation non autorisés, (ii) une panne de matériel ou de logiciel, ou (iii) d’autres événements, peuvent à tout moment compromettre la sécurité de vos renseignements personnels.

Nous accordons de l’importance à la sécurité de vos renseignements personnels. Veuillez communiquer immédiatement à notre agent chargé de la protection des renseignements personnels tout incident impliquant la perte, ou encore l’accès ou la divulgation non autorisés de renseignements personnels qui sont sous notre garde ou notre contrôle.

Mise à jour de vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements contenus dans nos dossiers soient exacts et à jour. Si vos renseignements personnels changent au cours de notre relation, veuillez communiquer ces modifications à notre agent chargé de la protection des renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne soyons pas d’accord avec votre demande de modification de vos renseignements personnels et que nous ajoutions alors un contenu différent au dossier en question.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander à voir vos renseignements personnels. Si vous souhaitez examiner, vérifier ou corriger vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent chargé de la protection des renseignements personnels. Veuillez noter que toute demande de ce genre doit être faite par écrit.

Veuillez noter que, lorsque vous demandez à voir vos renseignements personnels, nous pouvons vous demander des renseignements précis afin de pouvoir confirmer votre identité et votre droit d’accès à vos renseignements personnels, ainsi que pour rechercher et vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous pouvons exiger des frais pour vous donner accès à vos renseignements personnels, mais nous vous communiquerons ces frais à l’avance. Si vous avez besoin d’aide pour formuler votre demande, veuillez communiquer avec notre agent chargé de la protection des renseignements personnels.

Votre droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet n’est pas absolu. Il y a des cas où les lois et règlements applicables permettent ou exigent que nous refusions de fournir une partie ou la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. De plus, il se peut que des renseignements personnels aient été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos obligations et pratiques de rétention de ces renseignements. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous nous efforcerons de vous faire savoir pourquoi, sous réserve des restrictions imposées par les lois et règlements applicables.

Questions ou préoccupations?

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de protection des renseignements personnels ou des préoccupations quant à la manière dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez communiquer par téléphone, par écrit ou par courriel avec notre agent chargé de la protection des renseignements personnels. Nous nous efforcerons de répondre à vos questions et de vous informer des mesures prises pour aborder vos préoccupations. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une demande par écrit au commissaire à la vie privée de votre territoire.

Agent chargé de la protection des renseignements personnels

Nous avons désigné un agent chargé de la protection des renseignements personnels, qui veille à l’application de la présente Politique de protection des renseignements personnels. Les coordonnées de notre agent chargé de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :

Stefan Pregelj
Directeur principal, Finances et exploitation
Institut Périmètre de physique théorique
31, rue Caroline North
Waterloo, ON N2L 2Y5

Courriel : spregelj@perimeterinstitute.ca

Révision de la présente Politique de protection des renseignements personnels

L’Institut Périmètre peut apporter de temps à autre des modifications à la présente Politique de protection des renseignements personnels, en fonction de changements dans ses obligations en vertu des lois et règlements applicables ou dans sa manière de traiter vos renseignements personnels. Nous mettrons toute version révisée de la présente Politique de protection des renseignements personnels dans notre site Web, à l’adresse http://perimeterinstitute.ca/fr/site/privacy-policy, et nous vous encourageons à la consulter régulièrement.

La plus récente mise à jour de la présente Politique de protection des renseignements personnels date du [3 août 2018].

Interprétation de la présente Politique de protection des renseignements personnels

Toute interprétation de la présente Politique de protection des renseignements personnels relève de notre agent chargé de la protection des renseignements personnels. La présente Politique de protection des renseignements personnels donne des exemples, mais elle ne doit pas être restreinte à ces exemples dans son application; par conséquent, le mot « notamment » signifie « notamment mais sans s’y limiter ».

La présente Politique de protection des renseignements personnels ne crée ou n’accorde à quiconque aucun droit, ni ne confère à l’Institut Périmètre des droits ou obligations autres que ceux en vertu des lois canadiennes, fédérales et provinciales, qui s’appliquent. Si jamais il y a, dans un cas précis, une incohérence entre la présente Politique de protection des renseignements personnels et les lois canadiennes applicables, fédérales et provinciales, sur la protection des renseignements personnels, la présente Politique de protection des renseignements personnels devra alors être interprétée comme étant conforme à ces lois et leur donnant effet.